お世話になります。
今回は 「小集団活動や改善のテーマが決まらんのじゃ・・」という方へ向けての記事となります。
小集団のリーダーになったものの テーマが決まらない方、
「少しは自分で動こうよ(笑)」とか 無理難題フッ掛けられている方への参考になればと思います。
よろしくお願いします。
今回の内容
・よくあるテーマの決め方
・テーマを決めるための小集団活動
よくあるテーマの決め方
管理者（上司）やリーダーが決める
今回の記事の内容にはそぐわないですが 管理者やリーダー本人がやりたいテーマを持っている時に テーマを決めてあげてメンバーに参加して貰う形式です。
メンバー個人の自主性は育ちにくいかもしれませんが 小集団活動を始めたてのチームや 若手が大半を占めるチームの場合に お勧めです。
まず活動に慣れて貰うというのも大事かと思います。
その場合は テーマを決めた人が なぜそのテーマを選んだかを説明してあげると 後の自主的な活動に繋がるかもです。
当然ですが 決めたテーマについて メンバーが納得しているかを確認して決定しましょう。
納得したかを聞いて はい と言われても 内心は納得していない場合も多いので 発言でなく反応も見るのが良いかと思います。
困りごとや問題点をみんなで持ち寄る
活動内容を メンバーの意見を集めて選ぶ形式です。
意見を集めるのは 会合で話合うときに行う場合と あらかじめメンバーに考えて貰っておいて会合で出し合う場合があります。
前者だと いい感じの問題点が出たら 他のメンバーが 「これでよくね？」となり、
全員の意見を出し合う前に 話が終わる場合もあるので 注意しましょう。
またリーダーが個人個人のもとに行って 問題点を聞き 後はリーダーが決めてあげるっていうのも良いかと思います。
その場合は リーダーが聞きに行くと メンバーが構えてしまう場合があるのでフランクな感じで行くのがいいでしょう。
問題点 と言うと 悩む方も多いので「なんか 困ってるというか ダルいとか面倒くさいことない？」くらいが個人的にはお勧めです。
先輩や年上の方が多い ところでリーダをやらされると 個人のもとに行く形式はやりずらいかもしれません。
そこらへんは雰囲気を見て って感じになっちゃいますね。
会合
チーム全員が 顔を合わせて 話し合う会の事。油断するとお茶会になる。
あらかじめ 何について話すのか、どのような流れで話を進めるのかを 考えておくと吉
主観的に決めるか 客観的に決めるか
活動テーマを リーダーが決めるにせよ メンバーの意見から決めるにせよ 主観的ではダメなのか やはり客観的に決めるべきなのかは 悩むところです。
個人的には 活動に慣れていないうちは 主観的に自分たちでやりたい事をテーマにして、
チームのレベルが上がるに連れて 客観的に データなどを持ち寄ってテーマを決めていくのが良いかと思います。
あくまで最初は 活動を行う雰囲気・風土を作ることが大事ですし、
小集団活動は日常管理である と考えていますので みんなが興味があって コツコツと活動できるテーマになっているのが理想です。
どちらにせよ職場の方針から大きく外れていないか 確認してあげてください。
主観的
俗に言う 個人的にはこうだ！という考え。当ブログも殆ど主観的な話で構成される(だってチラシ裏だもの)。
主観的な意見は否定されがちであるが、結局メンバーの興味や やる気が上がるのはこっちが多い印象。
客観的
主観に囚われず 誰から見ても同じである様。数値的 データ的に捉えることが多いので モノの善し悪しが分かり易い。
反面、データの選び方が主観的になっているか注意する必要があるし、数字も嘘をつけることは知っておきましょう。
テーマを決めるための小集団活動
以上テーマの決め方について お伝えしましたが、恐らく大半の人の悩みはテーマの決め方ではなくて
「テーマ案が出んのじゃあ・・・・」
という根本的なところではないかなと思います。
何故意見が出ないのか
意見が出ない理由としては いくつかのパターンが考えられます。
意見が出ない理由
・そもそもやる気や興味がない
・発言がしにくい環境
・テーマ案の出し方が分からない
他にもあるとは思いますが 大きい所はこれ等かなと思います。
興味がない と言うパターンは ある意味お手上げ状態ですので 餌で釣るか 上司やリーダーがやることを決めてフォローしてあげる、
またはある意味 主観が薄いとも言えますので 客観的なデータを基に何をするべきか考えて貰うのがいいかもしれません。
中には意見はあるけど発言がしにくいという状態もあるかもしれません。
周りの人からの印象を考えてしまったり、先輩に囲まれて言い出しづらかったり、意見が採用されたら責任を持たされるんじゃないか・・・、
などの状態になっている人も多いかもしれません。
この場合は意見を匿名性にしてリーダーが決定・責任を持つ、個人個人にリーダーが聞きに行くパターンが有効かもしれません。
匿名性にする場合は本当に匿名性が守られるか注意しましょう。
匿名性
誰が出した意見か わからないようにする方法。だいたい筆跡や意見の内容でバレる。
部下の書き物を 数多く見ている上司は ほぼ筆跡鑑定士とも言える。
テーマ案の出し方が分からない については何が問題かが わかっていない状態が多いです。
これは本人が悪いとかそういうのではなく 問題が分かりづらい環境が悪いと私は思ってます。（上記2件も同様）
問題とは あるべき姿（理想）と現状のギャップの事をいいます。
↓詳しくはこちら
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あるべき姿、言い換えれば 目標値や方針 と実際の状態がメンバーに周知されてない状態では 問題点が挙げづらいです。
その状態で 自発的に活動しなさいというのは ある意味 指示する側の怠慢ではないかと思います。
テーマを決めるための活動をテーマにすればいいのでは
とは言え 我々サラリーマンは自発的に活動しなさいと言われれば やらないといけないのです。
その場合はまず テーマを決めるための小集団活動をしてみるのがお勧めです。
活動テーマ
職場の 安全 品質 コスト 生産 の状況を見える化しよう
以上のようなテーマで活動し あるべき姿と現状のギャップ の現状の部分を調べます。
細かい内容は後日 記事にできればと思いますが、調べることをザックリ挙げると、
安全
作業ごとのヒヤリハットの件数や、
リスクアセスメントでどのようなリスクが多いかをまとめる。
品質
不良の件数や 製品ごとのバラツキがどのくらいあるかの調査。
製品ごとや 設備ごとに 廃棄する際の物量的ロスや 手直しに掛かるロスを金額的に現せるとgood。
大量生産や個別生産など 生産形式・規模の違いで必要なデータが変わるので注意。
コスト
製品1個あたり または1工程当たりの原価を確認。
または材料の値段や 工具備品などが どれだけ・何円使われているかの調査。
これも生産形式などで 必要なデータが変わる。どのデータが自分たちに必要なのかを考える。
刃物を例にすると 刃物1本で何時間加工できるか、1本で何個の製品を加工できるか で意味合いが変わる。
生産
製品ごとの 単位時間当たりの生産量 や製品1個当たりの生産時間。
作業者個人の作業時間のばらつきや 作業者間のばらつき。
運搬や製品の向きを変える、ものを探すなど、ロスを発生させている時間を確認。
ザックリですが こんな感じでしょうか。
基本的には職場にデータがある状態かとは思いますが、
改めて 自分たちで調べることで 職場への理解や 興味に繋がることもあります。
おわりに
お疲れさまでした。
今回は小集団活動のテーマを決めるための準備として、
職場の状態を調べてみましょう、みたいな内容をお伝えしました。
場合によっては職場の方針も曖昧…という状態もありますので、
その場合は 小集団・サークルとしての方針や目標を決めてみるのも良いかと思います。
私は職場の人に対して「自発的な行動を・・・」みたいなニュアンスのことを言う事もあるのですが、
人が行動してくれる待ちの 受け身の姿勢にならないよう 注意したいものです・・。
今回は以上になります。
お読みいただきありがとうございました！